Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PORTÉE ET APPLICATION

La présente politique est constituée pour répondre aux exigences des dispositions pertinentes des lois

applicables en matière de Protection des renseignements personnels et de la vie privée. Plus particulièrement, cette politique s’intéresse aux dispositions adoptées pour régir la collecte, la détention, l’utilisation, la communication et la destruction de renseignements personnels dans le secteur privé. Les règles instituées ont été conçues pour établir un équilibre entre les droits relatifs à la protection de la vie privée des personnes, en ce qui concerne leurs renseignements personnels, et le besoin de Ferme Natura de recueillir, d’utiliser ou de communiquer de tels renseignements dans le cadre de ses activités commerciales.

Pour l’application de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement concernant une personne physique et qui permet de l’identifier.

PROTECTION

Afin d’assurer le respect de cette politique, Ferme Natura met tout en œuvre pour exiger de ses employés, représentants ou mandataires qu’ils adoptent, en tout temps, un comportement responsable en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Elle s’assure de leur offrir à cette fin des sessions

d’information ou de sensibilisation appropriées.

Chez Ferme Natura la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient est contrôlée à chacune des étapes de la gestion de cette information : collecte, détention, utilisation, communication et destruction.

À chacune des étapes de la gestion des renseignements personnels que Ferme Natura détient, elle s’assure d’obtenir le consentement de la personne concernée, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques ; il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. À cet égard, Ferme Natura favorise l’obtention du consentement de la personne concernée sous la forme d’un écrit.

1.COLLECTE

Seuls les employés, représentants ou mandataires dont les fonctions au sein de Ferme Natura le requièrent sont autorisés à recueillir des renseignements personnels en son nom. Cette collecte s’effectue, en principe, auprès de la personne concernée, et ce, avec son consentement. La collecte peut toutefois s’effectuer auprès d’un tiers, à la condition que le consentement de la personne concernée ait été obtenu ou que la loi l’autorise.

Seuls pourront être recueillis par Ferme Natura, les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions, à l’atteinte de fins particulières déterminées ou à l’accomplissement de ses missions. La personne auprès de qui des renseignements sont recueillis doit être informée de ce qui précède, en plus de l’utilisation qui sera faite des renseignements, de la catégorie de personnes qui y auront accès, de l’endroit où ils seront détenus et de son droit d’accès ou de rectification.

2.DÉTENTION

Ferme Natura applique des règles strictes de sécurité et déploie tous les efforts raisonnables sur le plan commercial afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient sur le compte de ses clients, employés et bénévoles et leur protection contre la perte et contre tout accès, utilisation, duplication ou modification non autorisés. Ferme Natura doit s’assurer que ces moyens sont raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité de ces renseignements personnels, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

3.UTILISATION

L’accès aux renseignements personnels sera limité aux employés, représentants ou mandataires de Ferme Natura pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. L’utilisation des renseignements personnels que Ferme Natura détient est limitée aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ferme Natura doit veiller à ce que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour et exacts au moment où elle les utilise.

4.COMMUNICATION

Ferme Natura s’engage à ne pas communiquer à des tiers les renseignements personnels qu’elle détient sans avoir préalablement obtenu le consentement de la personne concernée ou avec l’autorisation de la loi. En tout temps, Ferme Natura s’engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers les renseignements personnels qu’elle détient.

À l’occasion de toute communication autorisée ou permise, Ferme Natura s’assure que le caractère confidentiel des renseignements personnels est protégé. Plus particulièrement, le courrier électronique ne doit pas être utilisé pour communiquer un message ou des documents comportant des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf si des mesures appropriées sont utilisées afin d’assurer le caractère sécuritaire et confidentiel de la communication.

5.DESTRUCTION

Lorsque les renseignements personnels détenus par Ferme Natura ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Ferme Natura s’assure que tout document comportant des renseignements personnels, quel que soit son support, soit détruit selon un processus de nature à assurer la confidentialité des informations contenues.

ACCÈS

Ferme Natura s’engage à informer toute personne qui en fait la demande du fait qu’elle détient des renseignements personnels la concernant, de l’usage qui en est fait et de leur communication à des tiers, le cas échéant.

En tout temps, Ferme Natura doit permettre à la personne concernée d’avoir accès et de consulter les renseignements personnels la concernant.

Il est également possible, pour la personne concernée, de contester l’exactitude des renseignements

personnels détenus sur son compte par Ferme Natura et d’y faire apporter les corrections appropriées, selon ce que prévoit la loi.

Pour faire une demande d’accès aux renseignements personnels, ou encore demander une correction ou une mise à jour de ces renseignements, la personne concernée peut communiquer avec la Responsable de la Protection des Renseignements Personnels au fermenatura@yahoo.ca. Cette dernière doit fournir à la personne concernée une réponse dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande.

RESPONSABILITÉ

Tout employé, représentant ou mandataire de Ferme Natura traitant des renseignements personnels est tenu de prendre toutes les mesures appropriées afin de respecter rigoureusement, en tout temps, la présente politique et les obligations relatives à la Protection des renseignements personnels. En cas de doute sur l’application de la présente politique, tout employé, représentant ou mandataire de Ferme Natura est tenu de consulter la Responsable de la Protection des Renseignements Personnels, avant de poser quelque geste que ce soit qui pourrait avoir pour effet de recueillir, de détenir, d’utiliser, de communiquer ou de détruire des renseignements personnels en violation de la loi.

Tout manquement observé ou appréhendé aux dispositions de la présente politique ou de la loi, de nature à

porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements personnels détenus par Ferme Natura, doit être signalé sans délai à la Responsable de la Protection des Renseignements Personnels. Celle-ci est disponible pour répondre à toute question relative au contenu ou à l’application de la présente politique de Protection des renseignements personnels.

Toute plainte concernant la gestion ou l’application de la présente politique de Protection des renseignements personnels doit être transmise dans des délais raisonnables à la Responsable de la Protection des Renseignements Personnels à l’adresse suivante : 1948 Élie-Auclair à Saint-Polycarpe, QC J0P 1X0

INAPPLICATION DE LA POLITIQUE

Lorsqu’une personne concernée quitte le site Internet de l’organisation pour n’importe quel autre site Internet dont le lien figure sur celui de l’organisation, la présente politique n’est plus applicable. Il faut alors se référer à leur politique, le cas échéant.

Advenant une fusion ou autre restructuration juridique de l’organisation, cette dernière pourra transmettre

tous les renseignements personnels à la nouvelle entité juridique ainsi créée.

PROCESSUS EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

En cas d’incident concernant des renseignements personnels, Ferme Natura s’assure de suivre la procédure prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et ses règlements connexes.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d’accès à l’information (CAI) ainsi

que les personnes concernées par l’incident seront avisées dans la mesure où la situation le permet, et ce, le

plus rapidement possible suivant la connaissance de l’incident.

Si des tiers doivent être contactés afin de mitiger les dommages pouvant découler de l’incident, la personne

responsable de la protection des renseignements personnels s’assurera de communiquer uniquement les

renseignements personnels nécessaires à cette fin ainsi que d’enregistrer cette communication. Un registre des incidents sera mis à jour par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

En transmettant des renseignements personnels à l’organisation, il est entendu que les personnes concernées comprennent que l’organisation déploie les meilleures pratiques de travail et mécanismes de protection afin de limiter la possibilité de la survenance d’un quelconque incident, fuite ou mauvaise utilisation des renseignements personnels. Cependant, l’organisation ne peut garantir une sécurité infaillible à tout scénario envisageable.

Lorsqu’une personne concernée remarque qu’un incident concernant ses renseignements personnels aurait pu avoir lieu au sein de l’organisation, elle doit contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées affichées ci-haut. Les plaintes/signalements sont traités dans un maximum de trente (30) jours après leur dépôt.

Adopté 23 janvier 2025